Poduzeća iz RH imaju pravo sudjelovati na svim natječajima u EU u svojstvu dobavljača, davatelja usluga ili izvođača radova. Natječaje za projekte koji se financiraju iz fondova EU možete pronaći na stranicama Središnje agencije za financiranje i ugovaranje (SAFU)
Faze natječajnog postupka su:
1. Objava najave ugovora (Contract Forecast)
Najava ugovora sadrži opis budućeg ugovora kao i informacije o tome što je predmet nabave i koja je svrha pokretanja postupka nabave, tko je krajnji korisnik, koja je maksimalna vrijednost ugovora itd.
2. Objava natječaja i natječajne dokumentacije
Objava natječaja uključuje objavu upute za ponuditelje (Guidelines for applicants), formata za ponudu (Application form), tablice za proračun, logičke matrice, općih i posebnih uvjeta ugovora i aneksa.
Uputa za ponuditelje je glavni natječajni dokument koji sadrži ključne informacije za potencijalne ponuditelje poput maksimalne vrijednosti ugovora, prihvatljivosti ponuditelja, trajanje projekta, informacije o procesu odabira i načinu ocjenjivanja, rok za dostavu ponuda itd.
Format za ponudu sadržava kratki opis projekta tzv. Concept note koji se prvi ocjenjuje, ostatak prijave biti će ocjenjen samo ako je kratki opis projekta zadovoljio zadane kriterije.
Prilikom prijavljivanja prijedloga projekta odnosno ispunjavanja natječajne dokumentacije treba paziti na sljedeće:
– podnositelj prijedloga treba se strogo držati obrasca za prijavu i popunjavati odjeljke i stranice prema unaprijed određenom redoslijedu
– prijave se šalju na engleskom jeziku
– prijave ne smiju biti pisane rukom jer takve neće biti uzete u obzir
– prijave se predaju u tiskanom i u elektroničkom obliku (disketa ili CD-rom)
– prilikom popunjavanja obavezno koristite kontrolnu listu radi vaše vlastite provjere jer se nepotpune prijave neće razmatrati i automatski će biti odbijene
3. Priprema i dostava ponuda
Ponuda se priprema prema uputama u uputi za ponuditelje i formatu za ponudu stoga je potrebno pažljivo pročitati sadržaj tih obrazaca i strpljivo krenuti u sastavljanje ponude.
4.Ocjenjivanje ponuda
Odbor za ocjenjivanje ponuda bira pobjednika na osnovu kriterija za ocjenjivanje definiranim u uputama za ponuditelje. Faze ocjenjivanja ponuda:
I. Otvaranje projektnih ponuda i administrativna provjera
– Odbor za ocjenjivanje otvara ponude i provodi administrativnu provjeru (je li vaša prijava stigla u propisanom roku..) te nakon toga SAFU šalje podnositeljima projekata pismo kojim će ih izvjestiti da li je njihova prijava zadovoljila potrebne uvjete za nastavak procjene.
II. Ocjenjivanje kratkog opisa projekta (Concept note)
– Nakon administrativne provjere slijedi ocjena Concept notea tj. sažetka projekta. Nakon ove faze CAFU šalje obavijest onim podnositeljima projekta čiji je kratki opis prošao ovu fazu sa rezultatima i informacijom da li njihov projekt ide na daljnju procjenu
III. Ocjenjivanje potpunog projektnog prijedloga
– Ocjenjivanje se vrši na temelju kriterija za ocjenjivanje definiranim u uputama za ponuditelje a uključuje procjenu kvalitete projektnog prijedloga, predloženog proračuna te procjenu sposobnosti podnositelja prijedloga i eventualnih partnera za provedbu projekta. Ako je projekt zadovoljio sve potrebne uvjete ide u privremeni odabir.
IV. Prihvatljivost sudjelovanja podnositelja projekta te partnera u natječaju
– Ako je vaš projekt ušao u privremeni odabir SAFU od vas (i vaših parnera na projektu ako ih imate) tražiti će dostavu pratećih dokumenata na temelju kojih će se vršiti daljnja procjena.
Nakon završetka svih ovih faza ocjenjivanja CAFU će Vas pismeno obavijestiti o donesenoj odluci.
5. Priprema ugovora uz odobrenje Delegacije Europske komisije i potpis ugovora
6. Objava obavijesti o dodjeli ugovora (Contract award notice) na stranicama SAFU
7. Provedba ugovora tj. ispunjavanje projektnih aktivnosti
8. Završetak ugovora
Važno je napomenuti da se kod nabave robe (kompjuteri, serveri, printeri, software…) u istom projektu oprema razdvaja po sličnosti u “lotove”. Dakle, iako je objavljen jedan natječaj zainteresirani mogu dostaviti ponudu samo za pojedini lot i svaki lot će se zasebno ugovarati.
I na kraju, imajte na umu da je ovo dugotrajan proces, objava poziva u prosjeku traje 90 dana, zaprimanje i ocjenjivanje projektnih prijedloga isto 90 dana, kao i priprema i potpis ugovora. Dakle, natječajna procedura traje otprilike 9 mjeseci stoga budite strpljivi.